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土地估價報告的歸檔和檔案管理

檔案管理是評估工作的重要組成部分，估價報告及評估資料是評估過程和評估成果的真實記錄，是檢驗評估機構評估工作的重要依據(jù)，任何一份報告及評估資料，都是評估機構的寶貴財富。同時，由于估價報告及其相關資料涉及委托人的秘密，所以做好檔案管理工作至關重要。

1.評估的檔案是指在評估工作過程中所收集和形成的與評估業(yè)務相關的各種文字、圖表、聲象等記錄。每個評估業(yè)務，不論項目大小，都要單獨編號，及時立卷歸檔。

2.評估機構的檔案，應實行專人專管，并建立管理制度。做到：土地估價師考試網(wǎng)

(1)按項目立卷，一個項目一個編號(該編號建議與估價報告的編號對應)，不涂改，不挪用。

(2)移交、借閱均辦理登記手續(xù)。

(3)資料歸檔真實、齊全，不缺不漏。

(4)建立索引，方便查閱。檔案索引的內容應與估價報告的信息一致。土地估價實務基礎

(5)安全、保密、防腐、防潮、防火、防損、防盜。

(6)實行機構負責人簽批保存一定年期的檔案銷毀制度。

3.評估項目結束后，由經(jīng)辦估價師或經(jīng)辦人員將在評估過程中收集的相關資料匯總、裝訂成冊后，移交檔案管理員。需移交的資料包括以下內容：

(1)檔案目錄;

(2)土地估價的結果報告、技術報告正本各1份;

(3)評估現(xiàn)場查勘記錄;

(4)內部作業(yè)有關的三級審批的記錄，三級審批是指主辦估價師的自查、部門的二級審核、機構負責人的審批;

(5)評估對象照片(或圖片資料);

(6)評估對象權屬依據(jù)等基礎資料;

(7)評估過程中選用的案例依據(jù);

(8)委托合同或有關委托函件;

(9)委托方提供的有關資料及調查收集的有關資料;

(10)外聘專家所提供的資料;

(11)其他有關資料;

(12)電腦中的位置。

經(jīng)辦估價師或經(jīng)辦人員在裝訂工作底稿前，先按以上順序編制檔案目錄，并按順序編上頁碼，完成裝訂后交于檔案管理員，并辦理交接手續(xù)。

4.檔案管理員在收到工作底稿后，應進行檢查。檢查的內容包括：

(1)報告是否已經(jīng)三級審批;

(2)目錄與內容是否相符，所編頁碼有無錯漏;

(3)評估人員有否簽名;

工作底稿經(jīng)檢查無誤，符合歸檔要求的，可編號歸檔。檔案編號后，將建檔情況錄入電腦，最后將檔案入庫。

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（責任編輯：中大編輯）

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